Рассказываем, что такое комплаенс, из каких элементов он состоит, зачем нужен в компании и какую пользу принесет руководителю.
Комплаенс — система внутреннего обеспечения соответствия требованиям законодательства, совокупность правовых и организационных мер, предусмотренных внутренним актом организации, направленных на соблюдение требований законодательства, предупреждение его нарушения, а также на создание механизмов анализа, выявления и оценки рисков опасных сфер деятельности, обеспечение комплексной защиты организации.
Во фразе «комплаенс представляет собой совокупность правовых и организационных мер, предусмотренных внутренним актом организации» отражена форма закрепления этих мер. Чаще всего они закрепляются внутренними документами организации.
Цель комплаенса — «соблюдение требований законодательства, предупреждение его нарушения», то есть он направлен на то, чтобы компания внутри своих процессов знала, какие у нее есть риски, и старалась их снижать.
Крупные компании на российском рынке давно и успешно работают с комплаенсом. Это дает им возможность, вступая в договорные отношения, требовать от своих контрагентов обязательное соблюдение требований законодательства.
Каким образом комплаенс может помочь деятельности компании
Как правило, компании сталкиваются с последствиями отсутствия комплаенса уже на ранних этапах участия в госзакупках. Известно, что столкнулись с рисками, принимать меры для того, чтобы избежать их, уже поздно. Эксперт Контур.Школы рассказывает о том, как в принципе не допускать подобных ситуаций.
Комплаенс в компании необходим для:
- соблюдения законодательства;
- предупреждения нарушений: путем комплаенса закрепляются все необходимые требования того, каким образом сотрудники и компания должны вести себя на рынке. Знание этих правил позволяет предупреждать нарушения;
- выявления и минимизации рисков привлечения к ответственности: в кодексе административных нарушений есть ст. 2.1, которая указывает, что при установлении вины компании рассматривается вопрос о том, была ли у нее возможность предупредить возникновение последствий такого нарушения, были ли ей приняты все меры для этого. Если компания подтвердит, что она разрабатывала политики, обучала сотрудников, создавала условия для соблюдения ими законодательства и контролировала этот процесс, но по каким-то причинам сотрудник нарушил законодательство, велика вероятность, что вины компании в этом нет. Ответственность вменяется не самой компании, а конкретному лицу, которое допустило нарушение. Таким образом, снижается риск привлечения компании к административной ответственности;
- обеспечения безопасности руководства: руководство отвечает за все действия своих сотрудников. Претензии чаще всего передают компании и руководству. Здесь может сыграть свою роль комплаенс: с правилами работы компании знакомятся все сотрудники компании под подпись, так как это локальный акт и сотрудники о нем знают, предупреждены об ответственности и правилах работы. Если встает вопрос о нарушении со стороны сотрудника, то здесь уже есть конкретное ответственное лицо, которое знает свои обязанности, но по какой-то причине их не исполняет. Когда возникает вероятность уголовной ответственности, встает вопрос об эксцессе исполнителя — вине конкретного исполнителя, а не всего руководства компании, и тем самым можно попробовать снять ответственность с руководства, использовать это в качестве еще одного аргумента защиты руководства компании;
- сохранения коммерческой тайны и безопасности персональных данных: это принятие внутренних документов, в том числе о коммерческой тайне, которая направлена на защиту всей информации компании, одно из важных составляющих комплаенса. Кроме того, предусмотрены меры по сохранению информации. Такая тщательная работа с информацией снижает риск ее передачи третьим лицам, например при увольнении сотрудников, так как они предупреждены об ответственности и знают о возможных негативных последствиях;
- снижения количества проверок: существует постановление Правительства РФ, в котором указано, что наличие в компании в течение года действующего механизма комплаенса, а также отсутствие у компании в течение трех лет нарушений антимонопольного законодательства либо законодательства, которое связано с привлечением к административной ответственности по отдельным статьям, способно повлиять на снижение уровня риска компании и, следовательно, снизить количество проводимых проверок;
- улучшения имиджа и деловой репутации компании: информация о действующих системах комплаенса, о приверженности к соблюдениям требований законодательства обычно размещается на сайте компании, включается в договоры. Крупные контрагенты, которые беспокоятся за свою репутацию и положение на рынке, интересуются такими вопросами;
- формирования этической культуры как всего бизнеса, так и отдельных сотрудников.
Элементы комплаенса
Выявлены пять элементов комплаенса, каждый из которых важен и необходим для эффективной работы компании.
1. Тон сверху: позиция руководства, его приверженность к комплаенсу, то есть не просто слова о соблюдении требований законодательства, но и действительно соответствующая политика компании.
2. Выявление и оценка рисков: анализируется деятельность компании, устанавливаются наиболее рисковые сферы, где могут возникнуть проблемы.
3. Минимизация рисков: может быть принята различными способами в зависимости от того, какие риски были выявлены, насколько это крупная компания, какие у нее масштабы деятельности, насколько необходимо принятие внутренних документов, организация горячей линии, проведение внутренних проверок, установка системы проведения таких проверок — тут все определяется индивидуально. Если у компании нет серьезных рисков, то их минимизация должна быть соответствующей — перегружать компанию не надо.
4. Обучение и информирование: чтобы все сотрудники не просто расписались, что они ознакомлены с системой комплаенса, но и понимали, для чего им все это надо, почему они это должны соблюдать, каким именно образом придерживаться правилам, и могли в любой момент обратиться к руководству за советом, как им действовать в той или иной ситуации.
5. Мониторинг и аудит: комплаенс должен отслеживаться, должны фиксироваться результаты его использования и проводиться аудит. Это позволит обновлять информацию о возникновении новых рисков, понимать, эффективны ли предпринимаемые методы или нет, не упустить возможность что-то поменять в случае необходимости.
С чего начать внедрение комплаенса
Решение о внедрении комплаенса принимается после тщательного анализа всех возможных рисков, с которыми сталкивается или может столкнуться компания. Все комплаенс-риски можно разделить по сфере деятельности. Каждая из них имеет свою специфику и особенности, отражающиеся, в свою очередь, на возникающих у компании рисках. Для банковской сферы, например, комплаенс давно носит обязательный характер, так как за банками ведется особый контроль со стороны Центробанка. Именно он устанавливает рекомендации и правила, которые прочие финансовые институты обязаны строго соблюдать.
По отраслям права комплаенс-риски различаются на налоговые, уголовно-правовые, информационные, трудовые, санкционные и прочие. Кроме того, есть два основных комплаенса: антимонопольный (действует не так давно, с начала этого года, предусмотрен Законом о защите конкуренции) и антикоррупционный (давно действует, опирается на специальное законодательство).
Правовая основа антикоррупционного комплаенса: № 273-ФЗ «О противодействии коррупции».
Правовая основа антимонопольного комплаенса: Указ Президента РФ от 21.12.2017 № 618 «Об основных направлениях государственной политики по развитию конкуренции», Распоряжение Правительства РФ от 18.10.2018 № 2258-р «О методических рекомендациях по созданию и организации федеральными органами исполнительной власти системы внутреннего обеспечения соответствия требованиям антимонопольного законодательства», Закон об антимонопольном комплаенсе (вступил в силу 12.03.2020 года). Это изменения, которые были внесены в Закон о защите конкуренции. Сейчас они активно реализуются. Для того чтобы это все работало в полную силу, установлен порядок согласования антимонопольного комплаенса с ФАС.
Другие статьи