Подготовил: Розенблат Евгений Ефимович
адвокат МКА "Князев и партнеры"
Московским компаниям до 29 ноября продлили обязанность отравлять на удаленку 30 процентов работников и сдавать по ним отчет. Но все и в октябре успели с ним намучиться: то портал мэра не работал, то одну форму заменили другой. Как теперь защитить компанию от штрафа за невольные нарушения при сдаче нового отчета? Мы попросили Евгения Розенблата, адвоката и партнера Московской коллегии адвокатов «Князев и партнеры» ответить на вопросы бухгалтеров.
Вопрос 1. Про неработающий сайт. Компания не смогла сдать отчет об удаленных работниках в срок, так как 12 октября портал мэра Москвы не работал. Как не получить штраф?
Отвечает адвокат: необходимо собрать подтверждение того, что 12 октября сайт не работал и отчет сдать было невозможно. Идеальное решение — обратиться к нотариусу, чтобы он составил протокол осмотра интернет-страницы с приложением распечатки и заверил его.
Можно также сослаться на то, что срок подачи отчета перенесли на 19-е число. Информацию об этом разместили 12 октября на сайте мэра Москвы. Однако позже информация с сайта исчезла. Рекомендую направить в мэрию Москвы письмо от имени компании с просьбой подтвердить, что срок сдачи отчета был перенесен. Можно сделать это в виде адвокатского запроса.
► На заметку
Вправе ли столичные власти штрафовать за новый отчет об удаленщиках?
Вопрос спорный. Мэрия предлагает штрафовать компании за непредставление отчетов по части 1 статьи 20.6.1 КоАП. Статья предполагает штраф за невыполнение правил поведения при введении режима повышенной готовности. Наказание — предупреждение или штраф от 10 000 до 50 000 руб. для руководителя, от 30 000 до 50 000 руб. для предпринимателя, и от 100 000 до 300 000 руб. для компании. Формулировка нормы достаточно размытая, поэтому если компанию оштрафуют за отчет, есть риск, что его не удастся отменить в суде.
Информация о продлении срока сохранилась в инстаграмме Департамента предпринимательства и инновационного развития Москвы. К тому же некоторые высокопоставленные чиновники рассказывали в СМИ о проблеме, связанной с сайтом mos.ru, и о продлении срока предоставления отчета. В случае претензий проверяющих ссылайтесь на то, что все неустранимые сомнения трактуются в пользу обвиняемого (ст. 1.5 КоАП).
Вопрос 2. Про сменный график. В компании посменный график работы. На удаленку отправили меньше трети штата. Но по факту каждый день присутствуют на рабочем месте менее 70 процентов работников. Как правильно заполнить отчет?
Отвечает адвокат: при подготовке отчета необходимо указывать всех сотрудников, которые работают посменно (указ мэра Москвы от 08.06.2020 No 68-УМ). Работники по гражданско-правовым договорам тоже должны быть отражены в отчете (п. 11.1 указа No 68-УМ). На сайте мэра Москвы есть дополнительные разъяснения. Работодатель может устанавливать посменный график работы, в соответствии с которым на рабочих местах будут находиться не более 70 процентов работников. Сведения, которые компания уже указала в личном кабинете на mos.ru, можно скорректировать (п. 11.3 указа № 68-УМ).
Вопрос 3. Про путаницу с отчетами. Указом мэра Москвы от 01.10.2020 № 96-УМ был введен отчет, который необходимо было представить по электронной почте с 5 октября. Указом мэра Москвы от 06.10.2020 № 97-УМ с 12 октября ввели другой отчет. Компания не отчиталась по форме, установленной указом № 96-УМ. Есть основания для штрафа?
Отвечает адвокат: на мой взгляд, основания для штрафа отсутствуют. Впрочем, юридическая техника произведенных изменений в указы мэра Москвы, на мой взгляд, несовершенна. В связи с чем остается некоторый повод для дискуссии.
► Важная деталь
При обращении в мэрию за пояснениями по отчету лучше направлять письменный запрос. Так у вас будет подтверждение, что срок подачи отчета был перенесен.
В данном случае можно отправить письменный запрос в мэрию с просьбой об разъяснении необходимости предоставить отчет по первоначальной форме, также подойдет адвокатский запрос. Если звонить по телефону для разъяснений, у компании не будет подтверждения полученного ответа.
Вопрос 4. Про электронную подпись. Компания сдает отчетность в налоговую инспекцию и в фонды на бумаге. Электронной подписи у нее нет. Подать отчет о переводе сотрудников на удаленку можно только электронно. Компания обязана оформить электронную подпись?
Отвечает адвокат: да, обязана. Для данного отчета нет правила, которое позволяло бы небольшим компаниям сдавать отчетность на бумаге. На сайте мэрии Москвы есть разъяснение, что без электронной подписи сведения об удаленных сотрудниках могут подать только предприниматели.
Директору компании придется оформить электронную квалифицированную подпись. Посмотрите предложения удостоверяющих центров. Некоторые предлагают оформить электронную подпись всего за два часа.
Вопрос 5. Про отпуск. Компания в отчете указала сотрудников, которые находятся в отпуске и на больничном. Это было сделано, чтобы количество сотрудников, переведенных на удаленку, составило 30 процентов. Такой подход правомерен?
Отвечает адвокат: да, так можно сделать. Обязательный перевод на удаленную работу не менее 30 процентов сотрудников — мера, которая направлена на сокращение передвижений жителей по городу. В разъяснениях на сайте mos.ru отмечено: лица, находящиеся в командировке или отпуске, могут быть включены в 30 процентов сотрудников, переведенных на дистанционный режим работы. Работники, находящиеся на больничном, также соответствуют логике «сокращения передвижений по Москве».
Вопрос 6. Про исключения. У компании нет возможности перевести 30 процентов сотрудников на удаленку. Можно избежать штрафа? Отвечает адвокат: необходимо доказать, что характер деятельности работников не позволяет перевести их на удаленную работу.
Например, если отсутствие сотрудников на рабочих местах создаст угрозу жизни или здоровью людей. Или приведет к сбою в работе непрерывно действующих или опасных производств. Подойдут локальные акты компании, должностные инструкции и трудовые договоры работников.
Вопрос 7. Про персональные данные. Компания не собрала с сотрудников информацию по номерам проездных, машин и телефонов. Решили, что на случай претензий проверяющих ответят: сотрудники сами отказались предоставлять эту информацию. Подойдет такое обоснование?
Отвечает адвокат: безопаснее собрать необходимую информацию с работников. Одновременно оформить соответствующие согласия работников на обработку таких персональных данных. В случае, если сотрудники отказываются предоставлять информацию, рекомендую фиксировать как сам факт направления уведомления работникам, так и их отказ. Это пригодится на случай, если придется оспаривать привлечение к административной ответственности. Если в отчетной информации была допущена ошибка или опечатка, необходимо незамедлительно ее устранить, представив в личном кабинете актуальные данные.
По мнению властей города Москвы, обязанность по представлению сведений распространяется не только на организации, но и на их работников. Свою позицию чиновники обосновывают статьей 189 ТК, которая обязывает сотрудников соблюдать дисциплину труда, в том числе правила поведения, определенные федеральными законами.
Другие статьи